Ягудина Ю. В., налоговый консультант

Журнал "Учет в туристической деятельности" № 9/2012

Несмотря на то что Трудовым кодексом РФ строго определено, что работодатель обязан возместить расходы работника, которые имели место во время командировки (например, выплачивать суточные и оплачивать проживание), на практике возникает немало вопросов по данному поводу. Разъяснения по некоторым из них приводят чиновники.

Необходимые выплаты

Напомним, что пока работник находится в командировке, ему необходимо начислять зарплату в размере среднего заработка.

Кроме того, согласно статье 168 Трудового кодекса РФ, сотруднику должны быть выплачены суточные, возмещены расходы на проезд и проживание, а также компенсированы другие расходы, согласованные с руководством турфирмы. В статье мы остановимся на суточных и оплате за проживание.

Бухгалтерский учет

Для бухучета командировочных расходов нужно установить цель поездки (в соответствии с командировочным заданием). От этого будет зависеть порядок учета сумм.

Так, в учете могут быть сделаны следующие проводки:

ДЕБЕТ 10    КРЕДИТ 71

–    отражены командировочные расходы, если целью поездки было приобретение материалов;

ДЕБЕТ 08 субсчет «Вложения во внеоборотные активы»

КРЕДИТ 71

–    отражены командировочные расходы, если целью поездки была покупка основных средств;

ДЕБЕТ 20 (26)     КРЕДИТ 71

–    отражены командировочные расходы, если цель поездки связана с текущей деятельностью турфирмы.

Выплата суточных

Согласно пункту 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утверждено постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, далее – Положение о командировках), работнику должны быть начислены суточные не только за каждый день командировки, включая праздники и выходные, но и за дни, потраченные на дорогу.

Сроки поездки

Согласно пункту 4 Положения о командировках, датой отъезда по делам фирмы является день отправления транспорта, которым пользуется работник. И если это произошло до 24 часов, то датой начала командировки будет именно данный день. Если же отправка транспорта происходит после 0.00 часов, тогда отсчет командировочных суток начнется со следующего дня.

Именно с начала командировки сотруднику необходимо начислить суточные. При этом не имеет значения, работал он фактически в этот день или нет (ст. 167 Трудового кодекса РФ).

Согласно письму Минфина России от 2 июня 2011 г. № 03-03-06/1/322, если сотрудник работает по месту жительства (на дому), то пунктом отправки и прибытия является адрес его жительства. При этом руководство турфирмы может дополнительно обговорить с сотрудником вопрос о возвращении на постоянное место работы. Если же сотрудник направлен в поездку по месту жительства, то необходимо учесть не только удаленность места командировки от дома, но и условия транспортного сообщения, а также необходимость организации отдыха для работника. При этом суточные ему не положены, но лишь при командировке внутри страны.

А вот если сотрудник был направлен в другое государство, то при выезде и возвращении в один и тот же день ему положено 50 процентов от установленного размера суточных.

Размер суточных

Конкретный размер суточных, выплачиваемых работникам за время командировки, должен быть зафиксирован в трудовом договоре с сотрудником или установлен приказом руководителя туристической компании (ст. 168 Трудового кодекса РФ).

Кстати, согласно пункту 18 Положения о командировках, если пересечение границы происходит во время командировки, то суточные в этот день необходимо выплатить по тем нормам, которые действуют в той стране, куда направляется сотрудник (письмо Минтруда России и Минфина России от 17 мая 1996 г. № 1037-ИХ).

Налогообложение

НДФЛ нужно будет удержать лишь с сумм, превышающих установленные законодательством лимиты. Такие правила диктует пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ. Так, данным налогом не облагаются суточные в размере 700 руб. при поездках внутри страны и 2500 руб. при зарубежных командировках.

Что касается налога на прибыль, то при его расчете никакие нормативы по суточным выплатам не установлены, что следует из подпункта 12 пункта 1 статьи 264 Налогового кодекса РФ. Аналогичную точку зрения высказывал и Минфин России в письме от 6 февраля 2009 г. № 03-03-06/1/41. Главное, чтобы такие затраты были экономически обоснованны.

Оплата проживания

Особое внимание следует уделить порядку оплаты проживания. Дело в том, что размер таких выплат и порядок их возмещения должны быть установлены внутренними документами туристической компании.

Например, коллективным или трудовым договором, положением о командировках. Об этом сказано в статье 168 Трудового кодекса РФ и в пунктах 11, 13, 14 и 21 Положения о командировках.

В расчет налога на прибыль можно включить лишь те расходы на проживание, которые документально подтверждены (п. 1 ст. 252, подп. 12 п. 1 ст. 264 Налогового кодекса РФ).

Что касается НДФЛ, оплата за проживание им не облагается, если есть документальное подтверждение (п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

Если же подтверждающие бумаги отсутствуют, то, согласно статьям 210 и 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ удерживается лишь с тех сумм, которые превышают установленные нормы. Это 700 руб. в день при поездках внутри страны и 2500 руб. при зарубежных командировках.

Кстати, подтвердить проживание в отеле можно не только кассовыми документами, но и счетами компании.

Главное, чтобы такие документы были оформлены в виде бланков строгой отчетности (п. 3 и 4 Положения о командировках).

Аналогичной позиции придерживаются и чиновники, например в письме Минфина России от 18 августа 2010 г. № 03-03-06/1/556.

Разделяют это мнение и судьи (постановления ФАС Северо-Кавказского округа от 29 июля 2008 г. №Ф08-4212/2008, ФАС Московского округа от 29 февраля 2008 г. № КА-А40/14043-07).

Сложности возникают в случае, если сотрудник оплатил проживание в день приезда, а на работу в командировке вышел на следующие сутки.

Дело в том, что днем приезда считается та дата, когда транспорт прибыл в пункт назначения, о чем сказано в разделе 1 Указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. №1. Но даже если работник не смог сразу выйти на работу, ему нельзя отказать в выплате суточных и оплате проживания. Ведь он находился в служебной поездке в соответствии с командировочным заданием, а значит, выполнял свою работу.

Если задание не выполнено

Обратите внимание на письмо Роструда от 30 апреля 2008 г. № 1024-6. В нем описана ситуация, при которой командированный сотрудник не выполнил служебное задание фирмы (произошел простой по вине физлица). В этом случае его на вполне законных основаниях можно лишить среднего заработка, сохраняемого на время служебной поездки. Такие правила установлены в статье 157 Трудового кодекса РФ.

А вот оплату проезда, проживания и суточных придется осуществить (ст. 129 Трудового кодекса РФ).

Больничный в командировке

К сожалению, бывают причины, по которым работник не выполняет свои служебные обязанности. Такая ситуация может возникнуть, например, если он заболел.

За период официального больничного листа средний заработок трудящемуся не выплачивают. Зато ему положены выплаты по больничному листу, а также суточные (если человек не лежал в больнице).

Важно запомнить

С сумм возмещения командировочных расходов (с суточных в пределах норм) НДФЛ не удерживается. Но при этом сами расходы (кроме суточных) должны быть документально подтверждены.

Опубликовано на Audit-it.ru